Soporte informático

1.4. Soporte informático

Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático.

El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.

1.5. Ordenación

Generalmente cada uno de los Registros de documentos consta de dos secciones. En una de ellas, se realizarán los asientos de los documentos, solicitudes y escritos recibidos. En la otra se asentarán los emitidos para otros órganos así como los dirigidos a particulares.

1.5.1. Operaciones

Las operaciones a realizar, con carácter general, son las siguientes:

a) Sobre el escrito se estampará el sello de registro correspondiente, de recepción o de salida, así como la fecha y el número de registro de la serie que le corresponda. Debe existir una serie para los recibidos y otra para los emitidos.

· La asignación del número debe ser correlativa en su serie y respetar el orden de presentación o emisión.

· La estampación debe realizarse en el espacio reservado para ello o en la primera hoja del escrito, donde no dificulte la lectura de su contenido, pudiendo ser sustituida por una impresión mecánica que recoja, como mínimo, la misma información que el sello.

· Los controles internos no pueden producir nuevos estampillados de sellos o impresión mecánica de los mismos.

b) En el caso de que el escrito vaya acompañado de copia, se estampará sobre ésta el sello, la fecha, y en caso de requerimiento, la hora de presentación.

En el caso de que la copia no se acompañe, siempre que se solicite por el interesado, se emitirá certificación de la presentación.

c) Posteriormente se realizará el asiento registral, que, en el caso de los escritos recibidos, debe comprender:

- Fecha de presentación o de entrada, en su caso.

- Unidad u órgano de destino.

- Epígrafe expresivo de su naturaleza.

- Interesado u órgano remitente.

- Descripción sucinta del asunto.

- Órgano donde fue presentado.

- Hora de presentación.

- Forma de presentación.

- Número de registro de recepción.

d) En el caso de los escritos emitidos debe comprender:

- Fecha de salida.

- Interesado u órgano de destino.

- Epígrafe expresivo de su naturaleza.

- Descripción sucinta del asunto.

- Forma de salida.

- Número de registro de salida.

e) Una vez realizado el asiento, se procederá de la siguiente forma:

· Los escritos recibidos se remitirán directamente, sin dilación, a las unidades que tengan que tramitarlos. En el caso de que no se puedan identificar se remitirán al responsable del órgano, del centro directivo o al que éste designe.

· Si están dirigidas a un órgano ajeno al registro, se remitirá dentro de las 24 horas siguientes a su órgano de destino, acompañados de la relación de los documentos que se envían.

· Los escritos emitidos se cursarán sin dilación a sus destinatarios.

1.5.2. Operaciones a realizar en el caso de emisión y recepción de documentos por medios informáticos

Con carácter general, en estos casos, se procede de la manera siguiente.

§ En el caso de que se trate de emisión de documentos, se extenderá diligencia expresiva del resultado de la emisión unida al escrito emitido, que se archivará en el expediente.

§ En el caso de que se trate de que los interesados soliciten la realización de notificaciones por este medio, junto al documento de notificación, se le adjuntará recibo de su recepción, que deberá ser cumplimentado, rubricado y enviado en el plazo de dos días al registro del órgano emisor para su incorporación al expediente. Si transcurre este plazo sin que el interesado remita dicho recibo, se cursará notificación por los medios ordinarios.